Электронный журнал посещаемости: как учебному центру отказаться от бумаги

Посещаемость — самые простые и при этом самые недооценённые данные в учебном центре. Бумажный журнал лежит в сумке преподавателя, к концу месяца теряется или остаётся незаполненным. А директор узнаёт, что ученик ушёл, только когда тот перестаёт платить.

Электронная посещаемость решает эту проблему: перекличка занимает минуту, а данные сразу доходят до директора и родителей.

Почему посещаемость так важна

Посещаемость — это не только ответ на вопрос «кто пришёл». Она показывает три важные вещи:

• Ученик собирается уйти. Тот, кто пропустил два-три занятия подряд, часто не платит в следующем месяце. Если заметить это заранее, можно позвонить и узнать причину.
• В группе проблема. Если падает посещаемость всей группы, причина может быть в расписании, в преподавателе или в том, что занятия стали скучными.
• Доверие родителей. Родитель, который в тот же день узнал, что ребёнок не пришёл, больше доверяет центру.

Недостатки бумажного журнала

• Данные в одном экземпляре и только у преподавателя.
• Директор не может сравнить группы.
• Родители ничего не знают.
• В конце месяца собирать и считать журналы долго.
• Трудно отделить опоздание от уважительного пропуска.

Как должна работать электронная посещаемость

Для преподавателя: перекличка за минуту

Преподаватель открывает группу на телефоне. Он отмечает только отсутствующих и опоздавших, а остальных одной кнопкой ставит «пришёл». Достаточно четырёх статусов:

1. Пришёл
2. Опоздал
3. Уважительная причина (болезнь, предупредил заранее)
4. Без причины

Если расписание есть в системе, сегодняшние занятия появляются сами — группу искать не нужно.

Для родителей: мгновенное уведомление

Если ученик пропустил занятие без причины, родителю приходит сообщение в Telegram: «Сегодня Азиз не пришёл на урок английского». Часто именно это сообщение предотвращает следующие пропуски.

Для директора: общая картина

На главной странице директор видит посещаемость за сегодня, процент по группам и учеников, у которых она упала. Месячный журнал открывается в одно нажатие.

Для ученика: своя история

Ученик в своём кабинете видит, на какие занятия пришёл и какие пропустил. Это повышает ответственность.

Уважительные пропуски и оплата

Самый частый вопрос: возвращаются ли деньги за пропуск по уважительной причине? Это решает центр, но правило должно быть записано заранее и одинаково для всех. Многие центры при помесячной оплате не возвращают деньги, ведь место и преподаватель всё равно заняты. Главное — если посещаемость отмечена правильно, в споре это будет доказательством.

5 советов по внедрению

1. Дайте преподавателям 10-минутный инструктаж. Достаточно один раз показать на телефоне.
2. Первую неделю проверяйте каждый день. Смотрите, кто не отметил, и напоминайте.
3. Подключайте родителей к Telegram с первого дня. Давайте ссылку при записи.
4. Раз в неделю звоните ученикам с упавшей посещаемостью. Это самый дешёвый способ удержать ученика.
5. Через месяц полностью откажитесь от бумаги. Две системы параллельно долго не живут.

Позвонить ученику, пропустившему два занятия подряд, намного дешевле, чем найти нового.

Посещаемость в Examaker

В Examaker преподаватель видит сегодняшние занятия на главной странице и отмечает посещаемость с телефона, родитель получает сообщение через Telegram-бот, а директор видит посещаемость по группам и месячный журнал. Посещаемость и оплаты в одной системе, поэтому контролировать долги тоже проще. Запросите демо — покажем за 15 минут.